Adatfeldolgozási megállapodás

Felek

Ez a megállapodás az ÁSZF 5. pontjának melléklete, a GDPR 28. cikk (3) bekezdése szerinti tartalommal. A bérbeadó a munkaterület létrehozásával és az ÁSZF elfogadásával fogadja el; külön aláírás nem kell.

Adatkezelő: a Rentkey-ben munkaterületet használó bérbeadó (magánszemély, egyéni vállalkozó vagy cég) (a továbbiakban: Bérbeadó).

Adatfeldolgozó: WebWave Media Kft. (székhely: 2096 Üröm, Táborföld út 6.; cégjegyzékszám: Cg. 13-09-208650; adószám: 28827801-2-13) (a továbbiakban: Rentkey).

1. A megállapodás tárgya

1.1. A Rentkey a Bérbeadó munkaterületén rögzített személyes adatokat kizárólag a Rentkey szolgáltatás nyújtása érdekében, a Bérbeadó megbízásából és utasításai szerint kezeli.

1.2. A Bérbeadó utasításának minősül a Rentkey funkcióinak használata (például adat felvitele, szerződés készítése, értesítő küldése, adat törlése), valamint az ÁSZF és ez a megállapodás. Ha a Rentkey szerint egy utasítás jogszabályba ütközik, erről a Bérbeadót haladéktalanul tájékoztatja.

1.3. Nem tartoznak e megállapodás alá azok az adatok, amelyeknek a Rentkey önálló adatkezelője: a felhasználói fiókok adatai, a bérlő saját Rentkey Kulcsa és az abban szereplő igazolások, a számlázási és a biztonsági naplóadatok. Ezekre az Adatkezelési tájékoztató vonatkozik.

2. Az adatfeldolgozás jellege

Érintettek: bérlők és bérlőjelöltek, jelentkezők, a bérlővel együtt lakók, tulajdonosok, a Bérbeadó csapattagjai és meghatalmazottjai, szolgáltatók és szerelők, referenciát adó személyek.

Adatkategóriák: azonosító és elérhetőségi adatok, a szerződéshez szükséges személyes adatok (születési hely és idő, anyja neve, okmányszám, lakcím), bankszámlaszám, bérleti és fizetési adatok, mérőóraállások, a lakásról és állapotáról készült fotók, üzenetek és csatolmányaik, hibabejelentések, megtekintési időpontok, aláírási naplóadatok.

Különleges adatok: a Bérbeadó munkaterületén nem kezelünk különleges adatot. A bérlő személyazonosság-ellenőrzése (Didit) a bérlő saját Kulcsához tartozik, nem a munkaterülethez; a Bérbeadó csak az eredményt látja (ellenőrzött / nem ellenőrzött).

Műveletek: tárolás, rendszerezés, megjelenítés a jogosult felhasználóknak, dokumentum (szerződés, jegyzőkönyv, elszámolás) előállítása, értesítő e-mail küldése, export, törlés.

Időtartam: a munkaterület fennállásáig, majd a 8. pont szerint.

3. A Rentkey kötelezettségei

a) A személyes adatokat csak a Bérbeadó dokumentált utasítására kezeli, kivéve, ha uniós vagy magyar jog másként kötelezi; ilyenkor erről előzetesen tájékoztatja a Bérbeadót, ha a jog ezt nem tiltja.

b) Biztosítja, hogy az adatokhoz hozzáférő munkatársai titoktartásra kötelezettek legyenek.

c) Megteszi a 4. pont szerinti biztonsági intézkedéseket.

d) További adatfeldolgozót csak az 5. pont szerint vesz igénybe.

e) A funkcióival (adatletöltés, javítás, törlés) és szükség esetén ügyfélszolgálati közreműködéssel segíti a Bérbeadót az érintetti kérelmek teljesítésében.

f) Segíti a Bérbeadót a biztonsági, az incidens-bejelentési és, ha szükséges, a hatásvizsgálati kötelezettségei teljesítésében.

g) A megállapodás megszűnésekor a 8. pont szerint jár el.

h) A Bérbeadó kérésére rendelkezésére bocsátja a megfeleléshez szükséges információkat, és lehetővé teszi az ellenőrzést a 9. pont szerint.

4. Adatbiztonság

4.1. A Rentkey legalább az alábbi intézkedéseket alkalmazza: titkosított adatátvitel (HTTPS/TLS); az adatbázis és a fájlok tárolása az Európai Unióban (Frankfurt), titkosított formában; sorszintű hozzáférés-szabályozás, amely szerint minden felhasználó csak a saját munkaterülete adatait éri el, a Bérbeadó által adott szerepkör szerint; kétlépcsős azonosítás a felhasználóknak választhatóan, az ügyfélszolgálati felületen kötelezően; a jelszavak csak titkosítva tárolódnak; az ügyfélszolgálati belépések és a fontos műveletek naplózása; rendszeres biztonsági mentés.

4.2. A Bérbeadó felel azért, hogy a munkaterületéhez csak arra jogosult személyeknek adjon hozzáférést, és hogy a szerepköröket a szükséges mértékben állítsa be.

5. További adatfeldolgozók

5.1. A Bérbeadó általános felhatalmazást ad arra, hogy a Rentkey az alábbi további adatfeldolgozókat vegye igénybe:

Supabase Inc. – adatbázis, fájltárolás, belépés; az adatok helye: EU (Frankfurt).

Vercel Inc. – a weboldal és az alkalmazás futtatása; EU és USA.

RackForest Zrt. (1132 Budapest, Victor Hugo utca 18–22.) – értesítő e-mailek kézbesítése; Magyarország (EU).

OpenAI, L.L.C. / OpenAI Ireland Ltd., illetve Anthropic PBC – Jogi Asszisztens: a kérdés, és ha a Bérbeadó egy szerződésről kérdez, annak adatai; USA.

5.2. Az USA-ba irányuló adattovábbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer alapján (ha a szolgáltató tanúsított), ennek hiányában az Európai Bizottság általános adatvédelmi kikötései alapján történik.

5.3. Új adatfeldolgozó igénybevétele vagy csere előtt a Rentkey legalább 15 nappal korábban e-mailben vagy az alkalmazásban értesíti a Bérbeadót. A Bérbeadó ezen idő alatt észszerű indokkal tiltakozhat. Ha a felek nem egyeznek meg, a Bérbeadó a szolgáltatást a változás hatálybalépése előtt díjvisszatérítési igény nélkül, azonnali hatállyal felmondhatja.

5.4. A Rentkey a további adatfeldolgozókat az e megállapodásban foglaltakkal lényegében azonos kötelezettségekkel köti, és azok teljesítéséért felel a Bérbeadóval szemben.

5.5. Nem minősül további adatfeldolgozónak az a szolgáltató, amelyet a Bérbeadó maga kapcsol a munkaterületéhez (például a saját Google Drive- vagy OneDrive-tárhelye, külső hirdetési portál, naptár). Ezekkel a Bérbeadó maga áll jogviszonyban.

6. Adatvédelmi incidens

6.1. A Rentkey a tudomására jutott adatvédelmi incidensről indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 48 órán belül értesíti a Bérbeadót a munkaterület tulajdonosának e-mail-címén.

6.2. Az értesítés tartalmazza, amennyiben már ismert: az incidens jellegét, az érintettek és az adatok körét és hozzávetőleges számát, a valószínű következményeket, a megtett és a javasolt intézkedéseket, valamint egy kapcsolattartó elérhetőségét. Ami még nem ismert, azt a Rentkey később pótolja.

6.3. A hatóság (NAIH) és az érintettek értesítése a Bérbeadó feladata; ebben a Rentkey a rendelkezésére álló információkkal segíti.

7. Érintetti kérelmek

Ha egy érintett a munkaterület adataival kapcsolatban közvetlenül a Rentkey-hez fordul, a Rentkey a kérelmet haladéktalanul továbbítja a Bérbeadónak, és maga csak a Bérbeadó utasítására vagy jogszabályi kötelezés alapján válaszol érdemben.

8. A megállapodás megszűnése, az adatok sorsa

8.1. A megállapodás a munkaterület megszűnésével szűnik meg.

8.2. A munkaterület törlésekor a Rentkey az adatokat törli. Ha a munkaterülethez aláírt szerződés, jegyzőkönyv vagy pénzügyi irat tartozik, a Rentkey ezeket a jogszabályi megőrzési ideig (az utolsó bérlet végétől 5 évig, pénzmozgás esetén 8 évig) archiválva, hozzáférés nélkül őrzi, majd törli. A bérlők a saját szerződésük másolatát ez idő alatt is elérik.

8.3. A Bérbeadó a törlés előtt bármikor letöltheti az adatait és a dokumentumait.

8.4. A biztonsági mentésekből a törölt adatok a mentések szokásos lejártával, legkésőbb 30 nap alatt tűnnek el.

9. Ellenőrzés

A Bérbeadó évente legfeljebb egyszer, írásban kérhet tájékoztatást e megállapodás teljesítéséről. A Rentkey ezt elsősorban írásos válasszal és a rendelkezésére álló dokumentumokkal teljesíti. Helyszíni ellenőrzésre előzetes egyeztetés után, munkaidőben, a Bérbeadó költségére és a többi ügyfél adatainak védelme mellett kerülhet sor.

10. Egyéb rendelkezések

10.1. A felek felelősségére az ÁSZF felelősségi szabályai és a GDPR 82. cikke irányadók.

10.2. Ha az ÁSZF és e megállapodás az adatfeldolgozás kérdésében eltér, ez a megállapodás az irányadó.

10.3. A Rentkey e megállapodást az ÁSZF módosítására vonatkozó szabályok szerint módosíthatja; a további adatfeldolgozók listájának változására az 5.3. pont vonatkozik.

10.4. Irányadó jog: a magyar jog.